So funktioniert unsere Zusammenarbeit von Anfang an.
Die inhaltliche Zusammenarbeit haben wir Ihnen, den mündigen und aufgeklärten Mandanten beschrieben. Deshalb noch einige Worte zu den Formen der Zusammenarbeit, damit die Digitalisierung für Sie und uns Wohltat und nicht Plage wird.
Unsere Aktenführung
Die Digitalisierung greift um sich, seit dem 01.01.2022 sind wir sogar verpflichtet fast unseren gesamten Schriftverkehr mit Gerichten digital abzuwickeln. Das ändert allerdings nichts daran, dass wir vor allen Dingen anhand der Papierakte arbeiten und alle wichtigen Dokumente in der Papierakte ausgedruckt vorhanden sein müssen, selbst wenn wir unterstützend auch auf unsere elektronische Akte zugreifen. Gerade in der Kommunikation mit Ihnen wollen wir bei der Führung unserer Papierakte aber alle unnötige Arbeit nach Möglichkeit vermeiden. Nur das ermöglicht es uns, dass wir wie bisher mit Ihnen nach den gesetzlichen Gebühren und nicht nach Zeithonoraren (z.B. auch für die Tätigkeiten unserer Beschäftigten) abrechnen. Solange Sie mit uns nichts anderes besprochen haben, sollten Sie folgendes beherzigen:
Übersenden von Unterlagen
Da wir wichtige Unterlagen ohnehin in die Papierakte übernehmen, sind wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns Ihre Unterlagen auch als Kopie zur Verfügung stellen. Das gilt natürlich insbesondere zu Beginn eines Mandates, wenn Sie z.B. eine Klage erhalten haben, bei der wir Sie vertreten sollen. Umfangreiche Unterlagen, z.B. Notarverträge, die Ihnen als einheitliche Datei vorliegen, können Sie auch per mail übersenden.
Sollte es aus zeitlichen Gründen (Fristablauf) erforderlich sein, dass Sie uns vorab Informationen zukommen lassen müssen, so bitten wir Sie dringend darum, uns z.B. eine Klageschrift als einheitliche PDF Datei zukommen zu lassen. Bitte überlegen Sie, was es für uns als Arbeit bedeutet, wenn sie uns zehn Seiten jeweils als eigene PDF Datei zusenden, wir jede dieser Seiten ausdrucken anschließend sortieren müssen und zur Akte nehmen. Noch viel weniger können wir mit Fotos der einzelnen Seiten arbeiten, in den meisten Fällen führt dies auch bereits zu einem sehr schlechten Ausdruck.
Die schlimmste Steigerung überflüssiger Mehrarbeit bei uns ist dann die Übersendung über Messenger Dienste wie WhatsApp. Es ist für Sie natürlich ganz bequem z.B. 6-10 Seiten einer Klageschrift zu fotografieren und dann als WhatsApp Mitteilung (mit 6-10 Anhängen) an uns zu schicken. Wir können die allerdings nicht einfach vom Handy ausdrucken sondern müssen zunächst über die entsprechende Webvariante des Messenger die einzelnen Bilder aufrufen dann anderweitig auf der Festplatte speichern und dann ausdrucken. Sie merken daran, dass die Bequemlichkeit auf Ihrer Seite mit unnötiger Mehrarbeit auf unserer Seite bezahlt wird.
Wir müssen uns deshalb auch vorbehalten, solche Übersendungen nicht zur Kenntnis zu nehmen.
Übersendung von Fotos
Für Auseinandersetzungen kann es oft sinnvoll sein, Bilder zu fertigen. Diese Bilder können auch manchmal dem Gericht vorgelegt werden, sei es in den Schriftsatz eingearbeitet, sei es als Anlagen. Die uns bindenden Vorschriften seit dem 01.01.2022 sehen allerdings vor, dass wir nur Fotos im PDF-Format oder im TIFF-Format an die Gerichte senden können. Da auf der anderen Seite oft noch nicht fest steht, welche Fotos, die Sie uns zur Verfügung stellen können, tatsächlich benötigt werden, wäre uns nicht damit gedient wenn Sie sämtliche Fotos in eine PDF Datei einpflegen und uns überlassen. Wir müssten diese Datei dann wieder auseinandertrennen, was auch unnötige Arbeit verursacht. Wenn Sie dazu in der Lage sind, überlassen Sie uns bitte die einzelnen Fotos als TIF Datei, (es gibt viele Programme mit denen man unproblematisch andere Bildformate (z.B. JPG) in TIF Dateien konvertieren kann). Wenn Sie dazu nicht in der Lage sind können Sie uns auch JPG Dateien schicken auch hier allerdings vorzugsweise per E-Mail und nicht über Messenger Dienste. Umfangreiche Datenmengen können Sie auch per we-transfer übersenden.
Unsere Kommunikation mit Ihnen
Gerne nutzen wir die elektronische Kommunikation mit Ihnen insbesondere über E-Mail. Da wir in vielen Fällen Ihnen Schriftsätze zur Freigabe zusenden, bevor diese weitergeleitet werden, ist der E-Mail Verkehr dafür gut geeignet, Sie können (und sollen) uns in diesem Fall dann auch den Schriftsatz mit Ihren Anmerkungen per E-Mail zurückschicken. Natürlich haben sie auch das Recht, auf einem Briefkontakt zu bestehen, d. h. wenn Sie es wünschen erhalten Sie unsere Entwürfe, Schriftsätze, Schreiben von Gericht und Gegenseite auch in Papierform übersandt. Wenn sie bestimmte Dokumente in Papierform erhalten wollen (z.B. gerichtliche Entscheidungen), teilen Sie uns das bitte mit.